Важным элементом эффективной технологии управления является планирование. Оно должно быть, как русская матрешка, вложенным: краткосрочное, среднесрочное, долгосрочное (стратегическое планирование развития предприятия здесь не рассматривается, речь идет только о текущем операционном планировании).

Ниже предлагаются возможные сроки перечисленных уровней планирования для небольших предприятий:

Долгосрочное – на три месяца, для предприятий малого и среднего бизнеса этого, как правило, достаточно, для некоторых крупных производств с длинным производственным циклом долгосрочное планирование может быть и год, и более, но сейчас мы говорим о малых предприятиях.

Основная цель долгосрочного планирования – это определиться со своевременными поставками основного сырья и некоторых материалов. Многие российские поставщики уже требуют заказывать сырье за полтора-два месяца. Если речь идет об импорте, то сроки еще больше увеличиваются, в том числе и из-за непредсказуемости российской таможни. Поэтому лучше всего заранее знать количество и ассортимент основного сырья, чтобы своевременно его заказать, и вовремя доставить на склад предприятия.

Так как многие заказчики сами толком не знают, что им понадобиться на следующий месяц, не говоря уже по планы на три и более месяцев, то долгосрочный план можно сформировать, используя данные за прошлый год за аналогичный период, если ваша продукция подвержена сезонным колебаниям, и скорректировать его исходя из изменений в текущем квартале по сравнению с аналогичным кварталом прошлого года. Не лишним будет получить данные отдела маркетинга (или коммерческого отдела) об их планах и прогнозах на следующий трехмесячный период, в любом случае, такие планы отдел продаж должен иметь всегда. Сейчас уже многие крупные предприятия проводят тендеры на год или полугодие. Поэтому, если ваше предприятие участвует и выигрывает подобные тендеры, то часть заказов на достаточно продолжительный период времени вам известна точно.

Среднесрочное – на месяц (30 дней). Ежемесячный производственный план – это основной документ планирования(!), так как долгосрочный план – это больше прогноз, а краткосрочный план – вовсе не план, а его пошаговая реализация. Обычно ежемесячный план привязан к календарному месяцу, но не случайно в скобках написано «30 дней». Это значит, что план должен быть продолжен и на следующий календарный месяц по мере прохождения текущего месяца. То есть отчет – по календарному месяцу, а планирование – на следующие 30 дней.

Цель среднесрочного планирования – гарантировать полную подготовку производства к выполнению заказа, включенного в план, к указанному в плане сроку. Именно этот план определяет важные параметры надежности вашего предприятия с точки зрения клиентов – соблюдения согласованных сроков отгрузок. Но не только это. На этот план ориентируются все службы предприятия: и снабженцы-логисты по срокам обеспечения производства необходимыми сырьем и материалами, и вспомогательные и подготовительные производства для своевременного изготовления оснастки и комплектующих изделий, и сервисная инженерная служба, определяя сроки проведения технического обслуживания оборудования, и финансовый отдел, уточняя графики поступления денежных средств в соответствии с отгрузками, и так далее.

Тщательная подготовка – залог успеха, это как у артистов: лучшая импровизация – хорошо отрепетированная домашняя заготовка. Большинство срывов, сбоев, авралов и других проблем на производстве возникают из-за неправильной подготовки работ, а точнее, практически полного отсутствия какой бы то ни было подготовки.

Краткосрочное – на одну-три следующие смены (рабочих дня) для предприятий с коротким производственным циклом, где в течение одной смены происходит несколько переналадок на разные заказы.

Главная цель краткосрочного плана – это создание на его основе технических заданий и технологических карт для всех участков и единиц оборудования, а также контроль над выполнением графика заказов. Краткосрочный план нужен для ежедневного (ежесменного) последовательного выполнения основного плана без простоев и авралов. Он задает ритмичность производства.
Так как основным планом является среднесрочный, или, собственно, план, то остановлюсь более подробно именно на нем.

План формируется на основании поступающих заказов, и предварительная последовательность выполнения заказов определяется исходя из указанных в них сроков отгрузок готовой продукции. Поэтому, необходимо иметь журнал заказов, в котором каждому заказу присваивался бы порядковый номер, чтобы в дальнейшем легче было отслеживать все этапы выполнения этого заказа, и заносилась бы вся информация необходимая для выполнения данного заказа в том числе и срок его исполнения. Журнал заказов важен для формирования производственного плана, но главная его цель – это фиксирование всех поступающих заказов для исключения их потерь. По записям в данном журнале должно быть однозначно понятно что, когда и сколько нужно произвести.

После того, как план сформировался по отгрузкам, с ним начинают работать служба планирования, потом снабженцы и все с новыми сроками возвращается назад в коммерческий отдел. Я описываю все это последовательно, чтобы было понятно, как должен работать принцип вытягивания. На самом деле, все происходит параллельно: в конец уже имеющегося утвержденного плана (или плана на следующий месяц) вписываются вновь поступающие заказы, производство и снабжение проверяют реальность сроков выполнения заказов и утверждают их или меняют на приемлемые, коммерческий отдел согласует новые сроки с заказчиками, после чего в плане появляется отметка о том, что заказ принят в производство и по нему можно работать всем службам.

В плане должны быть сроки готовности к выполнению заказа по каждой службе и специальные поля для отметок, в которых каждая служба они фиксируют степень готовности данного заказа. Это план является основой для планирования всех службе. Именно на его основе все службы составляют свои планы с учетом своих технологических особенностей.