Исходя из целей, определяется минимальный набор информации, необходимый для принятия управленческих решений – основные (ключевые) показатели.

Подача информации руководству строится по пирамидальной схеме:

• в вершине – основные показатели, по которым можно однозначно отследить темпы движения предприятия к выбранной цели. Если что-то не так, то можно перейти к среднему уровню пирамиды –
• обобщенным данным. Они проясняют картину по каждому показателю в отдельности или во взаимосвязи друг с другом. По этим данным можно определить возможное место сбоя или проблемы. За более полной информацией нужно обратиться к основанию пирамиды –
• детальное описание состояния всех процессов в числовом виде. Эти данные помогают выявить причину проблемы, с тем чтобы ее можно было устранить и избежать ее повторения в дальнейшем.

Данная пирамида позволяет с одной стороны ограничить необходимый и достаточный набор информации для принятия руководством правильных решений и не позволяет им потонуть в слишком большом потоке, а с другой, в случае необходимости, – досконально разобраться в текущей ситуации с тем, чтобы быстро отреагировать на возможные сбои.

Эта информационная пирамида не создается специально (и только) для высшего руководства компании, она пронизывает все предприятие снизу до верху и к ней имеют доступ на соответствующем уровне все подразделения и службы. Большая пирамида состоит из средних – для среднего звена, а те, в свою очередь, тоже состоят из маленьких пирамидок. Важно, чтобы соблюдался выше описанный общий принцип подачи информации на любом уровне. Без организации такого сквозного информационного потока очень сложно построить самоуправляемую систему управления и осуществить принцип делегирования полномочий.

Не лишним будет сказать, что набор информации в каждой части пирамиды может, а часто и обязательно должен, включать не только фактические данные, но и планируемые и прогнозируемые величины – для сравнения и определения степени отклонения.

Для того, чтобы управленческий учет был эффективным, как с точки зрения оперативности и достоверности собираемой и обрабатываемой информации, так и по затратам на его организацию, собирать, обрабатывать и предоставлять в удобной форме информацию по любой операции должен тот, кто эту операцию выполняет. Это должна быть часть его обязанностей. Работник должен понимать, что это обязательный и важный элемент технологии, одна из составляющих частей производимой им операции, а не дополнительная потеря его времени на не нужные «бумажки». Когда управленческий учет становится неотъемлемой частью технологии, он не отнимает много дополнительного времени и почти не несет затрат. Все разговоры о том, что ведение учета на рабочем месте отнимает много времени, и работник не успевает делать основную работу нужно пресекать – это не так. Вы можете сделать карту рабочего времени и убедиться, что частые перекуры, разговоры, чаепития, бесцельные хождения и «сидения» («стояния»), ненужные согласования и уточнения, элементарные мелкие простои из-за халатности и ошибок, допущенных при подготовке заказа, и прочее, не говоря уже про офисных сотрудников, занимают гораздо больше времени, чем любой учет. И потом, нужно помнить закон Паркинсона: «работа занимает столько времени, сколько имеется в вашем распоряжении для ее завершения».

Для ведения учета нужно иметь соответствующее программное обеспечение.

Существуют разные программы для удобной и оперативной обработки данных и формирования нужных отчетов. Подчеркну, все эти программы не создают управленческий учет – его можно организовать только на физическом уровне – они помогают сделать имеющийся учет более удобным, эффективным, оперативным. Некоторые программы очень хорошие, удобные, адаптируемые под требования заказчика, но достаточно дорогие для небольшого предприятия. Если у вас есть возможно оплатить установку такой программы, то это будет нелишним. Специализированные программы позволяют быстро формировать нужные отчеты с разным набором данных, без лишней обработки выводить их в виде таблиц, строить графики. Не нужно открывать разные файлы для более углубленного изучения информации – все доступно несколькими кликами в одной программе. Возможность работы в одной программе одновременно нескольким операторам. Фиксируются все документы, их перемещение с подтверждением доставки нужному сотруднику. Возможность формирования из одного документа (информационного) другого (распорядительного) без лишнего перепечатывания, например, из заявки – техническое задание. Очень удобный интерфейс. И прочее. Самое главное, все изменения, любой ввод данных фиксируется в специальном журнале. Поэтому нельзя исправить (или подправить) введенную ранее информацию задним числом – всегда останется след кто, когда и зачем это сделал. Для всех остальных есть Excel – хороший инструмент в умелых руках. С помощью Excel можно автоматизировать весь учет небольшого и даже среднего предприятия не на много хуже, чем с помощью специализированной программы (бухгалтерский учет исключаем). Как организовать управленческий учет?

Лучше и проще это сделать, отталкиваясь от самого производственного процесса.