ТЕХНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ RSS RSS-лента
увеличение прибыли за счет эффективного управления собственным бизнесом +7 (903) 222 5799
  ГЛАВНАЯ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ТЕХНОЛОГИЯ СТАТЬИ     ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ  
 
СТАТЬИ

Управленческий учет

Управленческий учет – это подбор информации необходимой для принятия управленческих решений. Подбираемая информация может сильно различаться для разных видов деятельности, разных стилей управления, разных предприятий. Даже корректирование целей развития предприятия может внести существенные изменения в перечень необходимой информации, отражаемой в управленческом учете.

Управленческий учет должен обладать всего тремя основными принципами: он должен быть оперативным, содержать минимум миниморум данных, но иметь всю необходимую информацию для оценки ситуации и принятия правильного решения.

Управленческий учет обычно включает:
  • производственный (операционный) учет – информация о себестоимости, выработке, текущем состоянии сырья, полуфабрикатов, готовой продукции, отгрузках
  • бюджетирование – текущее состояние доходов и расходов по статьям, и его соответствие принятому календарному плану
  • аналитика – расчеты и прогнозы о развитии ситуации
Для начала необходимо понять, зачем нужен управленческий учет, какие цели преследуются при его внедрении. Обычно, это как-то должно согласовываться с целями существования и развития самого предприятия.

Прежде всего, производственный учет необходим для определения фактической себестоимости каждой партии производимой продукции или каждого выполняемого заказа. Для этого нужно организовать сбор точной информации фактического расхода материалов и издержек по всей технологической цепочке. Это не так сложно, как может показаться, т.к. расход материалов должен учитываться и предоставляться теми, кто эти материалы использует, т.е. это должно быть частью технологии. Контроль осуществляется не только во время технологической операции, но и при передаче: выход одного процесса является входом другого, что исключает приписки и обман. Сбор такой информации – это один из элементов сквозного контроля, о котором я уже упоминал. Фактическая себестоимость нужна для выявления как высокорентабельных, так и убыточных товаров и заказов, а также для корректировки формул, используемых для калькуляции новых заказов.

Для точного определения себестоимости важно определиться с методом оценки расходуемых сырья и материалов, особенно, при нашей инфляции, а также для импорта – с учетом резких колебаний курса рубля к основным валютам.

Имеется несколько методов оценки производственных запасов:
  • Средневзвешенная цена. При использовании метода средневзвешенной цены все расходуемые материалы оцениваются по средней цене единицы, исходя из всего запаса данной позиции. Считается, что этот метод менее точен, чем другие, так как он не учитывает с достаточной полнотой изменения в скорости оборота или ценах.
  • FIFO (сокращение английского “First in first out” – “первым пришел – первым выбыл”). Этот метод оценки предполагает, что материалы, приобретенные первыми, используются в первую очередь. Поэтому они расцениваются в соответствии с ценой первой приобретенной партии. Поскольку такой порядок больше всего соответствует действительному характеру материального потока в производстве, метод FIFO является наиболее употребительным при оценке запасов.
  • LIFO (сокращение английского “Last in first out” – “последним пришел – первым выбыл”). Метод противоположен методу FIFO. Он предполагает, что первыми направляются в производство те материалы, которые поступили последними, и что в наличии остаются материалы, поступившие первыми. Поэтому все отпускаемые в производство материалы расцениваются по единичной цене партии поступившей последней. При частых колебаниях цены данный метод наиболее точно отражает ситуацию с запасами на данный момент.
  • Метод поштучной оценки. Материал списывается по его фактической цене. Для этого метода требуется фиксировать перемещение каждой единицы материала. Такой метод оправдан только при использовании очень дорогих материалов.
В наших условиях, наверное, предпочтительнее использовать метод LIFO.

Есть отрасли промышленности, где в принципе возможен нормативный учет (“стандарт-кост”), т.е. на все издержки, включая затраты материалов, энергии, рабочего времени, заработной платы и все другие расходы, по производству товаров предварительно установлены жесткие нормы (составлена предварительная калькуляция). По окончанию отчетного периода, когда становятся известны окончательные данные по выходу готовой продукции и всем затратам (определенные т.н. “котловым” способом), фактическая себестоимость продукции корректируется на величину отклонений фактических расходов от установленных норм. Утверждается, что корректировку фактической себестоимости можно делать и в процессе производства. Но в этом нет логики. Данный метод применяется как раз тогда, когда отследить фактические затраты сложно, если вообще возможно. Во всех других случаях есть более точные и менее громоздкие методы учета фактических затрат.

С помощью производственного или операционного учета можно, так же, отслеживать выработку, следить за производительностью. Это нужно для предприятий с большой долей постоянных издержек, и при несбалансированном по производительности производством, когда существует явный дисбаланс в загрузке оборудования и имеются узкие места – ограничения системы. При недостатке оборотных средств важно удерживать запасы в минимальном объеме, сокращать производственный цикл и следить за своевременностью отгрузок. Все это можно контролировать с помощью операционного учета.

Исходя из целей, определяется минимальный набор информации, необходимый для принятия управленческих решений – основные (ключевые) показатели.

Подача информации руководству строится по пирамидальной схеме:
  • в вершине – основные показатели, по которым можно однозначно отследить темпы движения предприятия к выбранной цели. Если что-то не так, то можно перейти к среднему уровню пирамиды –
  • обобщенным данным. Они проясняют картину по каждому показателю в отдельности или во взаимосвязи друг с другом. По этим данным можно определить возможное место сбоя или проблемы. За более полной информацией нужно обратиться к основанию пирамиды –
  • детальное описание состояния всех процессов в числовом виде. Эти данные помогают выявить причину проблемы, с тем чтобы ее можно было устранить и избежать ее повторения в дальнейшем
Данная пирамида позволяет с одной стороны ограничить необходимый и достаточный набор информации для принятия руководством правильных решений и не позволяет им потонуть в слишком большом потоке, а с другой, в случае необходимости, – досконально разобраться в текущей ситуации с тем, чтобы быстро отреагировать на возможные сбои.

Эта информационная пирамида не создается специально (и только) для высшего руководства компании, она пронизывает все предприятие снизу до верху и к ней имеют доступ на соответствующем уровне все подразделения и службы. Большая пирамида состоит из средних – для среднего звена, а те, в свою очередь, тоже состоят из маленьких пирамидок. Важно, чтобы соблюдался выше описанный общий принцип подачи информации на любом уровне. Без организации такого сквозного информационного потока очень сложно построить самоуправляемую систему управления и осуществить принцип делегирования полномочий.

Не лишним будет сказать, что набор информации в каждой части пирамиды может, а часто и обязательно должен, включать не только фактические данные, но и планируемые и прогнозируемые величины – для сравнения и определения степени отклонения.

Для того, чтобы управленческий учет был эффективным, как с точки зрения оперативности и достоверности собираемой и обрабатываемой информации, так и по затратам на его организацию, собирать, обрабатывать и предоставлять в удобной форме информацию по любой операции должен тот кто эту операцию совершает. Это должна быть часть его обязанностей. Работник должен понимать, что это обязательный и важный элемент технологии, одна из составляющих частей производимой им операции, а не дополнительная потеря его времени на не нужные “бумажки”. Когда управленческий учет становится неотъемлемой частью технологии, он не отнимает много дополнительного времени и почти не несет затрат. Все разговоры о том, что ведение учета на рабочем месте отнимает много времени, и работник не успевает делать основную работу нужно пресекать – это не так. Вы можете сделать карту рабочего времени и убедиться, что частые перекуры, разговоры, чаепития, бесцельные хождения и “сидения” (“стояния”), ненужные согласования и уточнения, элементарные мелкие простои из-за халатности и ошибок, допущенных при подготовке заказа, и пр., не говоря уже про офисных сотрудников, занимают гораздо больше времени, чем любой учет. И потом, нужно помнить закон Паркинсона: “работа занимает столько времени, сколько имеется в вашем распоряжении для ее завершения”.

Для ведения учета нужно иметь соответствующее программное обеспечение.

Существуют разные программы для удобной и оперативной обработки данных и формирования нужных отчетов. Подчеркну, все эти программы не создают управленческий учет – его можно организовать только на физическом уровне – они помогают сделать имеющийся учет более удобным, эффективным, оперативным.

Некоторые программы очень хорошие, удобные, адаптируемые под требования заказчика, но достаточно дорогие для небольшого предприятия. Если у вас есть возможно оплатить установку такой программы, то это будет нелишним. Специализированные программы позволяют быстро формировать нужные отчеты с разным набором данных, без лишней обработки выводить их в виде таблиц, строить графики. Не нужно открывать разные файлы для более углубленного изучения информации – все доступно несколькими кликами в одной программе. Возможность работы в одной программе одновременно нескольким операторам. Фиксируются все документы, их перемещение с подтверждением доставки нужному сотруднику. Возможность формирования из одного документа (информационного) другого (распорядительного) без лишнего перепечатывания, например, из заявки – техническое задание. Очень удобный интерфейс. И пр.
Самое главное, все изменения, любой ввод данных фиксируется в специальном журнале. Поэтому нельзя исправить (или подправить) введенную ранее информацию задним числом – всегда останется след кто, когда и зачем это сделал.
Для всех остальных есть Excel – хороший инструмент в умелых руках. С помощью Excel можно автоматизировать весь учет небольшого и даже среднего предприятия не на много хуже, чем с помощью специализированной программы (бухгалтерский учет исключаем).

Как организовать управленческий учет?
Лучше и проще это cделать, отталкиваясь от самого производственного процесса.

Пример 1. Определение фактической себестоимости (для Excel, в специализированных программах примерно также, но есть свои нюансы).

Создаем карточку в бумажном виде, для рабочих мест необорудованных компьютерами, и/или электронную – страница или файл, если много разнородных данных, в Excel. В Excel формируем таблицу или несколько таблиц – отдельно для каждого типа данных, для последовательной фиксации данных по каждому изделию (операции, заказу):
  • название цеха, участка, оборудования
  • работников, бригаду
  • дату, смену, и пр.
  • наименование и номер заказа, наименование изделия, операции
  • сырье и материалы, комплектующие, расходные материалы и пр., поступившие со склада (в одном столбце таблицы) и возвращенные на склад, как неиспользованные (в другом столбце), разница даст то, что потрачено на изготовление первого изделия – полуфабриката №1
  • время начала и окончания переналадки оборудования
  • время начала и окончания процесса изготовления
  • количество изготовленных полуфабрикатов №1
  • другие необходимые данные
Карточка для ввода данных в бумажном виде может быть оформлена, как продолжение технического задания, или специально создана для каждого типа изделий или операций, или может быть просто распечаткой таблиц сформированных в Excel.

Осуществляем перенос информации с бумажного носителя в электронную таблицу. Если поток информации небольшой, то это может делать сам работник, бригадир, мастер, начальник участка, другой административный работник. Ввод и обработку большого объема информации должен осуществлять специально нанятый для этого сотрудник.

Вычитаем из поступившего возвращенное – получаем использованное. Суммируем стоимости. Делим на полученное количество полуфабрикатов №1. Итого, получаем стоимость изготовления одной единицы полуфабриката №1, обратным пересчетом можем определить все расходы на единицу изделия, сравнить с нормативными или расчетными, и выявить причину отклонений. В карточке могут быть заноситься и расчетная (нормативная) информация по расходам. Понятно, что все расчеты делаются в Excel автоматически.

Полуфабрикат №1 поступает на промежуточный склад с уже определенной стоимостью.

Стоимость, лучше, определять только по прямым затратам, а рабочее время, потрачено на изготовление и подготовку, считать отдельно (в человеко-часах с соответствующими коэффициентами, например).

Есть мелкое сырье, вспомогательные материалы, МБП и пр., организация фактического учета которых может быть дороже или сопоставима с их реальной стоимостью, и не эффективна. Поэтому, для них лучше использовать нормативный учет.

Закрываем карточку.

На следующей операции используются полуфабрикаты №1 (из этой конкретной партии с конкретной ценой) в определенном количестве, возможно, полуфабрикаты №2, материалы, комплектующие и т.д. Стоимость всех полуфабрикатов и материалов известна, поэтому действуем по вышеизложенной схеме. Получаем очередной полуфабрикат №1.1. с фактической стоимостью, по которой он приходуется на промежуточный склад.
И так далее.

На выходе имеем: готовую продукцию с точными прямыми затратами и рабочим временем, потраченными на ее изготовление.

Важно:
  1. Заносить в карточку материалы так, как описано выше: полученные и возвращенные, а количество использованных высчитывать путем вычитания возвращенных из суммы полученных. Так удобнее контролировать
  2. Проверять, соответствие данных складов (склада сырья, промежуточных производственных складов, склада готовой продукции) и записям в карточках
  3. Писать точное время начала и окончание любых работ, причем, время начало одной операции должно совпадать со временем окончания предыдущей, чтобы не было пробелов. Если будут записывать время самой операции, то общее время работы указанное в карточках, почти всегда, будет отличаться от фактического времени смены.
 
Информация, представленная на сайте, охраняется законом об авторском праве.
Копирование, полная или частичная перепечатка материалов допускается лишь с письменного согласия владельца сайта.
© 2010-2013   Москва   САМ